In the process of registering changes in the State Register of legal entities, certain issues may arise in the administration of limited liability companies in the case of the death of the company's administrator (who is simultaneously the sole associate of the company or holds a share, without which the necessary quorum for appointing a new administrator is not present). In the presented situation, it is necessary to identify the documents that would allow the registration in the State Register of changes in the data of the limited liability company's administrator. The right to appoint a new administrator of the limited liability company in the situation mentioned above can be exercised in the following cases: 1) The court, under Article 177 paragraph (7) of the Civil Code, can appoint an administrator of the legal entity, with his removal if the competent body of the legal entity decides to appoint the executive body;2) Under Article 49 paragraph (2) letter a) of Law no. 135/2007 on limited liability companies, if the statute does not provide otherwise, the general assembly of associates is competent to appoint and release the administrator of the limited liability company before the term expires. Based on the provisions of Article 43 letter b) and Article 24 paragraph (4) of Law no. 135/2007, the associate, the holder of the share in the company's share capital, has the right to vote at general meetings of associates. Each one leu of the share capital grants the right to one vote unless the statute provides otherwise. In the situation where the sole associate and administrator of the limited liability company have died, the question arises: who will have the right to vote at the general meeting regarding the appointment of a new administrator of the company until the heir of the deceased is designated? If urgent measures are not taken to appoint an administrator, serious consequences could occur for the company, which, due to the lack of legal capacity (in the sense of Article 177 of the Civil Code), is unable to fulfill its obligations to employees, the tax authority, and other creditors, obligations resulting from business activities. According to Article 9 paragraph (3) of Law no. 135/2007, associates bear the risk of losses resulting from the company's activities within the limits of their participation in the share capital. In this context, the most common document presented for the registration of changes in the State Register regarding the change of the administrator is the certificate of custodian of the estate. According to Article 2414 of the Civil Code, a notary can appoint a custodian only under the conditions of Article 2412 of the Civil Code: - no heir is known; - known heirs are not present at the place of the inheritance opening; - it is not known if there is any heir who has accepted the inheritance; - the heir is a minor and does not have a legal representative; - a guardianship procedure has been initiated for the heir, and he does not have a legal representative; - other grounds provided by law. At the same time, in the absence of the conditions established by the provisions of Article 2412 of the Civil Code, the issuance of the certificate of custodian of the estate can be made under the conditions of Article 2413 paragraph (3) of the Civil Code. In that case, the registration of changes in the State Register regarding the change of the administrator takes place based on the registration request, with the presentation of the decision of the sole associate or, if applicable, the general assembly of associates to change the administrator (being elected or the custodian or a third person), and at the same time, the certificate issued by the notary regarding the appointment of the custodian of the estate is attached. The certificate/decision regarding the appointment of the custodian issued by the notary should expressly indicate that the custodian has the right to administer the deceased's share or the right to vote at the general meeting of associates with the agenda item being the election of the new administrator until the heir's certificate is issued. The custodian's powers cease at the expiration of the succession option period. If the certificate/decision regarding the appointment of the custodian issued by the notary does not clearly make such specifications, the state registration authority recommends that the applicant, under Article 177 paragraph (7) of the Civil Code, request the court to appoint a new administrator. In such a situation, the change of the deceased administrator will be made based on the court decision to appoint the new executive body.

În procesul de înregistrare a modificării datelor din Registrul de stat al persoanelor juridice se identifică unele probleme în administrarea societăților cu răspundere limitată în cazul decesului administratorului societăţii comerciale (care este concomitent şi unic asociat al societăţii sau deţine o parte socială, în lipsa căruia nu este prezent cvorumul necesar de desemnare a unui nou administrator). În situația expusă, este necesar de identificat actele ce ar permite înregistrarea în Registrul de stat a modificării datelor administratorului societății cu răspundere limitată. Dreptul de a numi un nou administrator al societății cu răspundere limitată în situaţia vizată, poate fi exercitat în următoarele cazuri: 1. Instanța de judecată, în temeiul art. 177 alin.(7) din Codul civil, poate desemna un administrator al persoanei juridice, cu revocarea acestuia în cazul în care organul competent al persoanei juridice decide desemnarea organului executiv; 2. În temeiul art.49 alin.(2) lit. a) al Legii nr.135/2007 privind societățile cu răspundere limitată, dacă statutul nu prevede altfel, de competenţa adunării generale a asociaţilor ţine desemnarea şi eliberarea înainte de termen a administratorului societății cu răspundere limitată. Reieșind din prevederile art. 43 lit.b) şi art.24 alin.(4) din Legea nr.135/2007, asociatul, deținător al părții sociale din capitalul social al societății, beneficiază de dreptul de a vota la adunările generale a asociaților. Fiecare un leu din capitalul social acordă dreptul la un vot, dacă statutul nu prevede altfel. În situația în care unicul asociat și administrator al societății cu răspundere limitată a decedat, întrebarea constă în faptul: cine va avea dreptul de a vota la adunarea generală pe întrebarea ce ține de desemnarea unui nou administrator al societății, până la desemnarea moștenitorului averii defunctului? În cazul neaplicării unor măsuri urgente de desemnare a administratorului, ar putea surveni consecințe grave pentru societate, care din lipsa capacității de exercițiu (în sensul art. 177 din Codul civil) este în imposibilitate de a-și onora obligațiile sale față de salariați, organul fiscal și alți creditori, obligații ce rezultă din desfășurarea activității de întreprinzător. Potrivit art.9 alin. (3) al Legii nr.135/2007, asociații suportă riscul pierderilor ce rezultă din activitatea societăţii în limitele participaţiunii lor la capitalul social. În acest context, cel mai frecvent, pentru înregistrarea modificării datelor în Registrul de stat al persoanelor juridice referitor la schimbarea administratorului se prezintă certificatul de custode al masei succesorale. Conform art. 2414 din Codul civil, notarul poate desemna un custode numai în condiţiile art.2412 din Codul civil: - nu se cunoaşte niciun moştenitor; - moştenitorii cunoscuţi nu se află la locul deschiderii moştenirii; - nu se cunoaşte dacă există vreun moştenitor care a acceptat moştenirea; - moştenitorul este minor şi nu are reprezentant legal; - în privinţa moştenitorului s-a iniţiat o procedură de instituire a unei măsuri de ocrotire judiciară şi nu are reprezentant legal; - există alte temeiuri prevăzute de lege. Totodată, din lipsa condiţiilor stabilite prin prevederile art.2412 din Codul civil, eliberarea certificatului de custode al masei succesorale poate fi eliberat în condiţiile art.2413 alin.(3) din Codul civil. În cazul respectiv, înregistrarea modificării datelor în Registrul de stat referitor la schimbarea administratorului, are loc în temeiul cererii de înregistrare, cu prezentarea deciziei unicului asociat sau, după caz, a adunării generale a asociaţilor de modificare a administratorului (fiind ales sau custodele sau o terţă persoană), fiind totodată anexat certificatul eliberat de notar privind numirea custodelui averii succesorale. Certificatul/încheierea privind desemnarea custodelui eliberat de notar urmează să indice expres că custodele are dreptul de administrare a părţii sociale a defunctului sau dreptul de vot la adunarea generală a asociaţilor având pe ordinea de zi alegerea noului administrator pe perioada până la eliberarea certificatului de moştenitor. Împuternicirile custodelui încetează la expirarea termenului de opţiune succesorală. În cazul în care în certificatul/încheierea privind desemnarea custodelui eliberat de notar nu sunt făcute clar asemenea specificării, organul înregistrării de stat recomanda solicitantului ca în temeiul art. 177 alin. (7) al Codului civil să solicite instanţei de judecată desemnarea unui nou administrator. În asemenea situaţie modificarea administratorului decedat se va efectua în baza hotărârii instanţei judecătoreşti de desemnare a noului organ executiv.