Tehnologiile moderne conferă noi dimensiuni comunicării / participării angajaţilor în cadrul instituţiei bibliotecare. Or, Chester Barnard consideră comunicarea drept mijlocul prin care se realizează unirea oamenilor într-o organizaţie în scopul atingerii unui ţel comun. Comunicarea se defineşte ca fiind un proces de transmitere a informaţiilor (idei, fapte, opinii, atitudini, sentimente, date) prin utilizarea de simboluri, între două sau mai multe persoane, care au capacitatea de a le percepe, folosind unul sau mai multe canale specifice de comunicare (medii de comunicare). Orice organizaţie care trebuie să-şi realizeze scopurile trebuie să dispună de o modalitate de a face legătura între părţile separate ce o compun. Comunicarea asigură coeziunea şi unitatea de acţiune. Aşa cum declară Alex Bavels şi Dermot Barrett: "O organizaţie poate foarte bine fi considerată ca un sistem complex de colectare, evaluare, recombinare şi diseminare de informaţii… Comunicarea nu este un aspect secundar sau derivat al organizaţiei - un sprijin al celorlalte funcţii mai importante, ci este esenţa activităţii organizate şi procesul fundamental din care derivă toate celelalte funcţii." Întrucât în prezent avem la îndemână atâtea modalităţi de a comunica, aspectul comunicării profesionale în cadrul organizaţiei este mult mai variat decât oricând. Poşta electronică sau mesajele vocale, faxul sau teleconferinţele asigură tot atâtea canale de comunicare ce pot fi folosite de organizaţii in interior şi în exterior. Căile de comunicare sunt atât de numeroase, că uneori chiar pot crea confuzii. Mulţi angajaţi suferă de o supraîncărcare informaţională, dar şi insuficienţă / imprecizie a informaţiilor necesare. În aceste condiţii este capital să se elaboreze o politică de comunicare adaptată la dimensiunile şi natura activităţii locale, de a pune la punct o practică eficientă de circulaţie a informaţiilor. Este important de a construi organizaţia pe baza informaţiei şi comunicării, şi nu pe baze ierarhice. Vitale sunt următoarele întrebări: De care informaţii am nevoie pentru ami îndeplini îndatoririle de serviciu - de la cine, când, în ce fel? Şi ce informaţii sunt dator să le ofer colegilor pentru ca să-şi poată realiza atribuţiile. În ce formă şi cât de rapid? (Peter F. Drucker "Managementul organizaţiilor non-profit"). Un suport esenţial în realizarea acestor deziderate este comunicarea prin reţeaua locală (Banca de informaţii a instituţiei). Intranetul local propune soluţii eficiente de schimb de informaţii şi comunicare între angajaţi (creare, revizuire, gestionare conţinut). A difuza aceeaşi informaţie utilizatorilor poate deveni o sarcină dificilă astăzi în lipsa procedurilor computerizate de acces şi procesare. În susţinerea informării / sensibilizării / participării resurselor umane în activităţile profesionale, Biblioteca Ştiinţifică Universitară bălţeană a realizat / implementat sistemul comunicării în reţea: Intranetul - Mapa Generală. Mapa Generală a Bibliotecii ( Banca de informaţii) oferă posibilităţi de acces la documentele interne , colaborare şi partajare a informaţiilor, vizualizare / redactare / distribuire a conţinutului, facilităţi de comunicare şi management modern. Fiind uşor accesată de către fiecare bibliotecar, ea a devenit un suport eficient de comunicare pe verticală şi orizontală, ceea ce duce la un feed-back, care include informarea, corectarea / întărirea / recunoaşterea mesajului. Politica Bibliotecii, scopuri strategice, obiective, argumentări, rapoarte, fişe de post, regulamente, pagini de lucru, procese-verbale, sugestii / propuneri; infoghiduri, fulltexte salvate, bibliografii arhivate pe teme frecvent solicitate;schimbări de program, articole, felicitări – toate se găsesc în Mapa Generală, oferind angajatului şansa de a se afirma, a se instrui, a răspunde provocărilor actuale. Pentru a evita distorsiunile, lucrul în Intranetul local începe de la instrucţiunea privind modalităţile de utilizare a acestei Mape, prin care se solicită participarea, angajarea în dialoguri profesionale, folosind resursele MG în mod responsabil şi etic. Calitatea comunicării se măsoară prin capacitatea de învăţare, care se dobândeşte dintr-un anumit moment de comunicare, acesta mai fiind suplimentat de comunicarea faţăn faţă, prin telefon, ceea ce preîntâmpină de fapt posibilităţile de izolare / dezadaptare a bibliotecarilor din diverse subdiviziuni. De ce Mapa Generală? Un prim imbold s-a produs din necesitatea de a susţine echipele de lucru, antrenate în elaborarea bibliografiilor, informaţiilor pentru catedre şi implicate în transferul de documente / fişiere dintr-o subdiviziune în alta. Fluxul informaţiilor / fişierelor cereau frecvent implicarea nemijlocită a personalului de asistenţă or, până la urmă documentele redactate ajungeau la varianta finală cu presupuse trunchieri. Pentru a evita aceste incomodităţi s-a propus crearea unei MAPE cu fişiere-documente ale Bibliotecii pentru accesul comun, fiind disponibilizat în acest sens un calculator-server. Conceptele-cheie ale Intranetului Mapa Generală: - MG reprezintă mai multe calculatoare interconectate care partajează resurse / fişiere şi facilitează comunicarea între bibliotecarii-utilizatori. - O reţea constă din doua tipuri de calculatoare: client şi server. Un calculator client solicită şi foloseşte informaţiile deţinute şi gestionate de calculatorul server. Biblioteca poate şi trebuie să utilizeze potenţialul angajaţilor-bibliotecari pentru a obţine rezultate de echipă excepţionale. Utilizarea unei Mape Intranet (libera circulaţie a informaţiei) va permite partajarea cunoştinţelor şi descoperirilor, plasate în site-ul intern al Bibliotecii, va conduce la un grad ridicat de participare personală. Scop: - Folosirea în comun a informaţiilor; - Colectarea / depistarea / implementarea opiniilor, ideilor de renovare, rentabilizare a proceselor informaţional-bibliotecare; - Integrarea şi adaptarea noilor angajaţi; - Stimularea / formarea bibliotecarului proactiv capabil să prevadă / anticipeze necesităţile, viitorul, schimbarea. Obiective: - Armonizarea / creşterea gradului de comunicare între angajaţi; - Diseminarea / avizarea / informarea bibliotecarilor. Avantaje: - Facilitează comunicarea între utilizatorii-bibliotecari; - Înlesneşte folosirea în comun a documentelor; - Stimulează colaborarea şi accesul rapid la date; - Încurajează angajaţii să-şi împărtăşească ideile şi să lucreze în echipă; - Permite vizualizarea, redactarea, revizuirea şi distribuirea/diseminarea conţinutului; - Ţine la curent cu toate documentele de reglementare / tehnologice şi acţiunile/evenimentele/activităţile promovate în plan local şi global; - Amplifică fluxul comunicării pe toate direcţiile în jos, în sus, şi pe orizontală; - Facilităţile unei Mape de comunicare permit dizolvarea barierelor din calea comunicării şi-i ajută să se concentreze mai mult asupra strategiilor-cheie ale activităţii, bariere create de pereţii separatori ai subdiviziunilor bibliotecii;- Netezeşte structura ierarhică permiţând participarea la procesul de luare a deciziilor, oferind informaţii celor care au nevoie de ele; - Conceptul MG transformă Biblioteca într-o instituţie consumatoare de cât mai putină hârtie. Organizare / funcţionare / conţinut: Conţinutul MG este creat şi gestionat de bibliotecariiutilizatori, utilizând un nume de conectare şi parola corespunzătoare. Fiecare serviciu / centru îşi deschide fişierele de lucru respective, unde îşi plasează informaţia atât de serviciu, cît şi cea personală. Un şir de fişiere sunt gestionate de serviciul Studii şi Cercetări. Asistenţă de specialitate: Regulamente, Instrucţiuni, Şcoala de Biblioteconomie, Cultura Informaţională, Ghidul angajatului, Fişa postului, Important în această zi. Bibliotecarii participa la redactarea instrucţiunilor, promovarea conceptelor, sunt şi consumatori şi producători nemijlociţi in crearea conţinutului. MG este un prieten nedespărţit al bibliotecarului universitar. Ea descoperă talente, măsoară "pulsul" instituţiei, incită/stimulează creativitatea în rubricile: Articolul tău, Recomandaţi-ne, Pagina angajatului. Angajatul are facilităţi puternice pentru a-şi promova experienţa prin pagina personală (home page-ul angajatului). Pagina angajatului conţine următoarele informaţii: - Experienţa de lucru; - Scopurile pentru anul în curs; - Proiecte şi probleme curente. - Hobby În perspectivă se va organiza o trecere în revistă a paginii angajatului, unde fiecare se va prezenta / deschide multiaspectual: cum ar dori să-l vadă colegii, să-l cunoască mai bine echipa, găsindu-se tangenţe compatibile, preferinţe comune , ceea ce ar stimula şi mai mult spiritul de echipă, prietenia şi afecţiunea.Subiectul propus este o experienţă, un început de activitate, care solicită încă multe implicaţii şi investiţii. Rămânem în speranţa, că experienţa Bibliotecii Universităţii de la Bălţi va fi preluată şi aplicată de către alte instituţii bibliotecare. Bibliotecarul universitar, utilizând facilităţile Intranetului, este mereu într-o competiţie a calităţii, explorând toate fibrele intelectuale, consumând şi producând servicii informaţionale de calitate. Or, Mapa Generală este succesul unei echipe bine informate.