Law no. 175 of November 11, 2021, amending certain normative acts, significantly changed the procedure for completing and presenting the documents required for state registration. The set of legislative amendments adopted aimed to stimulate remote interaction between the government, business, and consumers, being part of the first legislative package for the digitization of the economy. According to the provisions of Law no. 220/2007 on the state registration of legal entities and individual entrepreneurs, the documents for state registration are perfected in the state language and: a) are either submitted to the state registration authority in the form of electronic documents signed with an advanced electronic signature, issued under Law no. 124/2022 on electronic identification and trust services and subsequent normative acts, to the email address - [email protected]; b) are submitted to the headquarters of the state registration authority on paper; c) or are sent to the state registration authority on paper, by registered mail. The documents for state registration are submitted/deposited/sent to the registration authority by the founder or their representative, authorized by an authenticated power of attorney, in the manner established by law, or by a representation authorization contained in the Registry of Representation Authorizations based on an electronic signature. In case the applicant acts through a representative designated by an electronic signature authorization, the validity of the respective authorization is verified through the automated information system for keeping the Registry of Representation Authorizations based on an electronic signature. In the case of registration of changes made to the founding documents and data entered in the State Register, the legal entity represented by the administrator is obliged to submit the documents for the registration of changes to the state registration authority within 30 days from the date of adoption of the decision to amend the founding documents or the data entered in the State Register. The documents required for the state registration of a foreign legal entity, issued by the competent authorities of the home country of the foreign legal entity, are translated into the state language and are subject to the over-legalization or apostille procedure, as the case may be, in the manner established. Over-legalization or apostille is not required in cases provided for by international treaties on legal assistance and legal relations in civil, family, and criminal matters to which the Republic of Moldova is a party. The list of these treaties is published on the official website of the state registration authority. The applicant may submit copies of the necessary documents on paper, scanned in electronic format, to be attached to the application. In this case, the respective copies must be authenticated by the applicant by applying an advanced electronic signature, issued under the conditions of Law no. 124/2022 on electronic identification and trust services and subsequent normative acts. If, in cases established by the state registration authority or at the request of the applicant, the information necessary for registration can be obtained through official electronic information systems, the respective document is not requested from the founder. The date of submission of the documents for state registration is the date of their receipt by the state registration authority. Upon receipt of the application and documents for state registration, the depositor is issued a confirmation receipt, indicating the application number and the date of receipt, the name of the territorial structure, the list of submitted documents, and the date set for the issuance of the documents. In case of receiving the documents through the electronic network, the same confirmation is sent to the applicant through the network. The state registration authority is not entitled to refuse the receipt of the registration application or to request other documents than those provided by law.

Legea nr. 175 din 11 noiembrie 2021 pentru modificarea unor acte normative a schimbat considerabil modalitatea perfectării şi prezentării documentelor necesare pentru înregistrarea de stat. Setul de amendamente legislative adoptate a avut drept scop să stimuleze interacțiunea la distanță între guvern, business și consumator, făcând parte din primul pachet legislativ pentru digitalizarea economiei. Potrivit prevederilor Legii nr. 220/2007 privind înregistrarea de stat a persoanelor juridice şi a întreprinzătorilor individuali, documentele pentru înregistrarea de stat se perfectează în limba de stat şi: a) fie se transmit organului înregistrării de stat în formă de documente electronice semnate cu semnătura electronică avansată calificată, eliberată în Legii nr. 124/2022 privind identificarea electronică și serviciile de încredere și ale actelor normative subsecvente acesteia la adresa de email - î[email protected]; b) fie se depun la sediul organului înregistrării de stat pe suport de hârtie; c) fie se expediază organului înregistrării de stat pe suport de hârtie, prin scrisoare recomandată. Documentele pentru înregistrarea de stat se transmit/depun/expediază organului înregistrării de către fondator sau de către reprezentantul acestuia, împuternicit prin procură autentificată, în modul stabilit de lege, sau prin împuternicire de reprezentare ce se conține în Registrul împuternicirilor de reprezentare în baza semnăturii electronice. În cazul în care solicitantul acționează prin reprezentant desemnat prin împuternicire de reprezentare în baza semnăturii electronice, verificarea valabilității împuternicirii respective se realizează prin intermediul sistemului informațional automatizat destinat ținerii Registrului împuternicirilor de reprezentare în baza semnăturii electronice. În cazul înregistrării modificărilor operate în actele de constituire şi în datele înscrise în Registrul de stat, persoana juridică reprezentată prin administrator, este obligată să depună documentele pentru înregistrarea modificărilor la organul înregistrării de stat în termen de 30 zile de la data adoptării hotărârii de modificare a actelor de constituire sau a datelor înscrise în Registrul de stat. Documentele necesare pentru înregistrarea de stat a persoanei juridice străine, eliberate de autoritățile competente din țara de origine a persoanei juridice străine, se traduc în limba de stat și sunt supuse procedurii de supralegalizare sau de apostilare, după caz, în modul stabilit. Supralegalizarea sau apostilarea nu este necesară în cazurile prevăzute de tratatele internaționale cu privire la asistenţa juridică şi raporturile juridice în materie civilă, familială şi penală la care Republica Moldova este parte. Lista tratatelor respective este publicată pe pagina web oficială a organului înregistrării de stat. Solicitantul poate transmite copiile de pe documentele necesare pe suport de hârtie, scanate în format electronic, pentru a fi anexate la cerere. În acest caz, copiile respective urmează a fi autentificate de către solicitant prin aplicarea semnăturii electronice avansate calificate, eliberată în condițiile Legii nr. 124/2022 privind identificarea electronică și serviciile de încredere și ale actelor normative subsecvente acesteia. Dacă, în cazurile stabilite de organul înregistrării de stat sau la cererea solicitantului, informaţia necesară pentru înregistrare poate fi obţinută prin intermediul sistemelor informaţionale electronice oficiale, documentul respectiv nu se solicită de la fondator. Se consideră ca dată a depunerii documentelor pentru înregistrarea de stat data primirii lor de către organul înregistrării de stat. La primirea cererii şi a documentelor pentru înregistrarea de stat, deponentului i se eliberează un bon de confirmare a primirii cererii, în care se indică numărul cererii şi data primirii acesteia, denumirea structurii teritoriale, lista documentelor depuse, data stabilită pentru eliberarea actelor. În cazul primirii documentelor prin reţeaua electronică, solicitantului i se expediază prin reţea aceeaşi confirmare. Organul înregistrării de stat nu este în drept să refuze primirea cererii de înregistrare sau să solicite alte documente decât cele prevăzute de lege.