Completarea şi păstrarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic al Republicii Moldova constituie două procese primordiale pentru sistemul arhivistic. Procesul de completare se desfăşoară de către toate arhivele de stat, inclusiv şi de către Direcţia Generală Arhiva Naţională (DGAN), subdiviziune structurală a Agenţia Naţională a Arhivelor, în vederea preluării în depozitele proprii a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic de Stat şi Fondul Arhivistic Obştesc de la instituţii, organizaţii, întreprinderi, cât şi de la persoanele fizice. În vederea completării fondului arhivistic al DGAN se examinează şi se selectează instituţiile, organizaţiile, întreprinderile şi persoanele fizice care păstrează sau creează provizoriu documente cu valoare istorică, ştiinţifică, culturală, social-juridică etc. prin care se concep actele legislative şi alte acte normative, documentele organelor procuraturii, instanţelor judecătoreşti şi ale autorităţilor administraţiei publice, documentaţia statistică, ştiinţifică, tehnologică, tehnică, normativă, de proiect şi construcţii, de patentă, cartografică, geologică, telemetrică, comercială şi documentele lizibile cu ajutorul mijloacelor tehnice, cine-fono-fotodocumentele, imprimările video, manuscrisele ştiinţifice, literar-artistice, muzicale etc., desenele, jurnalele, memoriile, corespondenţa şi alte documente. În acest scop, pentru a eficientiza acest proces, sunt întocmite şi actualizate anual Lista Nr. 1 a instituţiilor-surse de completare ale Fondului Arhivistic de Stat a DGAN şi Lista organizaţiilor-surse de completare ale Fondului Arhivistic Obştesc. Documentele transmise la păstrare către DGAN sunt clasificate în dependenţă de următoarele caracteristici: 1. creatori şi deţinători de fonduri; 2. după conţinutul documentului; 3. tipul suporturilor pe care se păstrează informaţia; 4. termenele de păstrare.